assure un appui quotidien dans la gestion administrative
et comptable de l'entreprise.
Il/Elle contribue à la bonne tenue des documents administratifs et comptables, au suivi des opérations
financières, à la gestion des factures, au classement des pièces et à la préparation des éléments
nécessaires au suivi comptable et financier.
Activités et responsabilités
A. Gestion administrative
• Assurer l'accueil physique et téléphonique ;
• Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers et documents administratifs ;
• Rédiger les courriers, notes et documents administratifs ;
• Organiser et assurer le classement et l'archivage des documents ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers de l'entreprise ;
• Mettre à jour les bases de données et fichiers de suivi ;
• Organiser les rendez-vous et réunions selon les besoins ;
• Assurer le suivi des fournitures et consommables de bureau ;
• Participer à la préparation des dossiers administratifs ;
• Assurer la circulation et la transmission des informations entre les différents services.
B. Gestion comptable
• Saisir et enregistrer les opérations comptables courantes ;
• Collecter, contrôler et classer les pièces justificatives ;
• Saisir les factures fournisseurs et clients ;
• Assurer le suivi des comptes clients et fournisseurs ;
• Participer au suivi des règlements et des encaissements ;
• Participer au suivi de la caisse ;
• Effectuer les opérations de pointage et de contrôle des pièces comptables ;
• Participer aux rapprochements bancaires ;
• Préparer les éléments nécessaires aux déclarations fiscales et sociales ;
• Participer aux travaux de clôture comptable ;
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• Préparer les tableaux de bord et reportings demandés par la hiérarchie ;
• Assurer l'archivage des pièces comptables conformément aux procédures internes.
C. Facturation et suivi financier
• Établir et transmettre les factures clients ;
• Assurer le suivi des factures émises et des règlements ;
• Vérifier les factures fournisseurs avant transmission pour validation ;
• Participer au suivi des impayés et effectuer les relances de premier niveau ;
• Tenir à jour les tableaux de suivi des recettes et dépenses ;
• Participer au suivi de la trésorerie ;
• Signaler toute anomalie ou incohérence constatée.
D. Appui à la direction
• Préparer les documents et informations nécessaires aux réunions ;
• Élaborer des tableaux de synthèse à la demande de la Direction ;
• Assurer le suivi de certaines tâches administratives confiées par la hiérarchie ;
• Participer à l'amélioration des procédures administratives et comptables ;
• Assurer toute mission ponctuelle relevant de ses compétences.