La fonction Achats, créatrice de valeur et source de rentabilité

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  • Date: mar. 0
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La fonction Achats revient de loin. Il y a quelques années, hormis quelques entreprises opérant dans la grande distribution et dans l’industrie, aucune direction générale ne portait un intérêt au développement d’une fonction Achats, encore moins à la perception des Achats comme source de rentabilité et de compétitivité pour l’entreprise. Bien souvent inexistante ou rattachée à une autre fonction, plusieurs dirigeants d’entreprises l’ont simplement considérée comme une activité ne nécessitant aucune compétence particulière. En un mot, l’on ne faisait pas d’achat au sens actuel, mais plutôt essentiellement de l’approvisionnement en réaction à des besoins  immédiats à satisfaire. Acheter se résumait à une gestion administrative. Et donc, pas besoin de rechercher les bienfaits économiques des achats réalisés au « coup par coup », parce que tout simplement, il n’y en avait pas. De plus, il n’existait ni prévisions, ni vision stratégique des Achats.  

Cette époque, fort heureusement, je vous rassure commence à être révolue. La fonction Achats est devenue un composant majeur dans la stratégie d’entreprise, grâce au fruit du travail considérable accompli par les hommes et les femmes  qui y évoluent. Cet essor des Achats est de plus en plus perceptible. De la connaissance du marché fournisseurs au suivi et au pilotage des contrats en passant par une implication dans la définition des besoins, l’élaboration des cahiers de charges et des appels d’offres, la sélection des fournisseurs appropriés,  la négociation et la contractualisation, la fonction achats apporte son expertise métier afin d’aider l’entreprise à acquérir les produits et services demandés par les clients internes dans les meilleurs conditions de coûts et de qualité.

Aujourd’hui, acheter est un métier qui exige un savoir-faire spécifique.  Les utilisateurs internes, premiers bénéficiaires de la contribution des Achats en sont pleinement conscients. Le temps où l’on pouvait acheter directement un produit ou une prestation auprès du fournisseur de son choix paraît révolu. Désormais, il faut le plus souvent piocher parmi les fournisseurs sélectionnés par les Achats, travailler de façon collaborative avec eux sur les cahiers des charges, inclure les acheteurs dans la négociation ou se servir des contrats cadres, négociés ou renégociés parfois pour plusieurs années. La montée en puissance des Achats est également perçue par les fournisseurs : il est devenu difficile d’espérer vendre ses prestations sans un référencement préalable, sans connaître les procédures achats de son client et sans négociation face à un professionnel.

La mise en œuvre de leviers de réductions de coûts achats tels la mise en concurrence, la globalisation, la mutualisation des volumes achats ou encore le développement de relations partenariales pour obtenir des tarifs préférentiels ou des économies significatives ont placé la fonction Achats au cœur de la stratégie opérationnelle de l’entreprise. Outre cette professionnalisation de plus en plus affirmée de la fonction achats ces dernières années, l’approche ciblée par métier et les exigences de rentabilité liés à des secteurs fortement concurrentiels ont aussi transformé la fonction. Les Achats doivent dorénavant mener régulièrement une analyse stratégique de leur portefeuille achats en le segmentant au mieux, et surtout en implémentant des stratégies achats différenciées. Vous conviendrez avec moi que, la stratégie achats des familles de frais généraux ne sera pas la même que celle des achats relatifs au cœur de métier. Sur la première, une globalisation des volumes sera probablement plus adéquate tandis que sur la seconde, le développement de relations partenariales sera privilégié, pour ne citer que ces exemples.

Confrontés à un impératif de réduction des coûts et de recherche de compétitivité, les décideurs voient dans l'optimisation des achats un nouveau levier d'amélioration de la productivité de leur entreprise. Le poids relatif des achats dans le chiffre d’affaires ne cesse d'augmenter : il oscille désormais entre 30 et 80% selon les secteurs. Aujourd’hui, toute entreprise leader ou soucieuse de l’être considère sa fonction Achats comme contributive à sa performance et à l’accroissement de sa marge opérationnelle. En effet, la réduction de la part des achats a un impact direct sur la marge opérationnelle. Un gain de 5% sur les achats peut engendrer une progression jusqu’à 5% sur la marge de l’entreprise. L'optimisation des achats est donc, notamment dans un contexte économique difficile, un enjeu de premier plan pour les entreprises privées comme pour le secteur public. De plus, dans un contexte de concurrence aigüe et de globalisation accrue, les directions générales attendent de leur fonction achats, une contribution à la compétitivité de l’entreprise par d’une part la recherche d’économies achats mais par une optimisation du coût total d’acquisition.   

Pour terminer, focalisons une fois de plus sur la contribution des Achats à la performance de l’entreprise. Roger PERROTIN, dans un de ses ouvrages, établissait un comparatif démonstratif de l’importance stratégique de la fonction Achats : "Pour une entreprise moyenne, l’on admet qu'il y a une équivalence de résultats sur le profit entre :

  • Un accroissement des ventes de 20% ;
  • Une amélioration de la productivité de 5% ;
  • Un gain de 2% sur les achats".

L’on se rend vite compte qu’il est bien moins coûteux en moyens et en énergie de réduire les achats de 2% que d'augmenter les ventes de 20% et surtout une diminution des achats n’induit pas forcément de bouleversements importants (ni investissement, ni augmentation du personnel…) dans la structure d'une entreprise.

 

Par la réduction des dépenses externes, les achats contribuent à l’amélioration des soldes de gestion et le levier achats est souvent plus efficace pour améliorer le résultat d’exploitation que le levier commercial ou de productivité des équipes. Cependant, la contribution de la fonction achats à la performance globale ne se réalise pas de façon autonome mais en collaboration avec d’autres fonctions (experts techniques, exploitants, marketing, …). Ainsi, la question à laquelle sont confrontées les directions générales et les directions des achats concerne le « comment » plus que le « quoi ». Comment donc assurer cette contribution ? Quels sont les pré-requis, les modes d’organisation qui permettent à la fonction achats de réaliser ces missions ?

 

 

Par Lucien Touré, Senior Consultant, AFSA Group (lucien.toure@afsagroup.com)



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