Les professionnels de l'informatique ont tendance à se crisper à l'évocation des compétences administratives, que beaucoup associent au fait d'être assis dans un bureau au lieu d'effectuer le travail qui a vraiment besoin d'être fait. Néanmoins, les compétences administratives jouent un rôle majeur dans la réalisation du travail informatique. Ces compétences sont indispensables pour les responsables informatiques, qui cherchent sans cesse le juste équilibre entre permettre à leurs équipes de faire leur travail et résoudre les problèmes politiques avec les utilisateurs de l'entreprise de sorte que le travail puisse avancer. 

Voici dix actions administratives que chaque responsable informatique doit pouvoir gérer.

1. Mener le bon combat pour le budget

Si des projets qui en valent la peine et qui requièrent une valeur opérationnelle ne sont pas mis en avant auprès de la direction, le travail s'arrête. Les équipes dépendent du responsable informatique pour mettre en avant leur travail, donc il est pratiquement impossible de "trop préparer" les justifications de projets, les retours sur investissement et, bien entendu, les chiffres pour convaincre les autres des raisons pour lesquelles les projets informatiques doivent être menés.

2. Agir rapidement lorsque des situations problématiques surviennent

Qu'ils soient politiques, techniques, stratégiques ou opérationnels, les problèmes peuvent rapidement surgir de nulle part. Lorsque cela arrive, traitez-les immédiatement avant qu'ils ne prennent des proportions ingérables et efforcez-vous de toujours trouver des solutions définitives afin qu'ils ne surgissent pas à nouveau dans une autre situation.

3. Vanter les mérites des employés

L'article The Power of Praise in Business -- and How to Do it Right évoque une étude publiée dans le Harvard Business Review qui révèle qu'au sein de Best Buy "une hausse de 0,1 % de l'engagement des employés a entraîné un résultat d'exploitation de 100 000 dollars sur le résultat financier de chaque magasin par an". Interrogé sur cette étude, Chester Elton, conférencier spécialiste de la motivation, observe que le facteur le plus important est la reconnaissance.

4. Encourager le travail d'équipe

Tout le monde préconise le travail d'équipe. Toutefois, si votre entreprise a une culture qui est farouchement concurrentielle (où tout le monde a l'impression de devoir constamment se mettre en avant pour être reconnu), le travail d'équipe sera impossible à obtenir. C'est impressionnant de voir le nombre de responsables qui ne comprennent toujours pas cela.

Les responsables qui sont de bons administrateurs comprennent la complexité de l'informatique au quotidien. Ils savent que l'entité informatique ne peut pas aborder les projets efficacement sans une équipe solide et engagée. En conséquence, ils ne se contentent pas de parler, mais agissent. Ils sont les premiers à faire ce qui est nécessaire pour soutenir les efforts des autres et savent le montrer en adoptant un comportement exemplaire.

5. Imposer la responsabilité

Dans un environnement d'équipe, les individus doivent accepter d'endosser la responsabilité de leur travail, sinon tout le monde y perd. Il y a toujours des individus qui refusent d'assumer leur responsabilité lorsque des choses tournent mal ou qui essaient de la faire porter à d'autres. C'est le travail du responsable que d'être suffisamment familiarisé avec la situation pour pouvoir voir exactement où les choses ont mal tourné et qui en était responsable. Cela étouffe les velléités de rejeter la faute sur d'autres, qui peuvent démoraliser l'équipe. C'est aussi le travail du responsable que de faire savoir au personnel que tout le monde commet des erreurs. La clé est d'assumer vos responsabilités et de prendre des mesures correctives lorsque cela est nécessaire.

6. Assumer votre propre responsabilité

C'est la moindre des choses si vous exigez de vos collaborateurs qu'ils prennent leurs responsabilités. Vous n'obtiendrez leur concours que si vous faites de même.

7. Préserver l'équipe des problèmes politiques

Dans des disciplines techniques telles que l'informatique, il y a toujours une abondance de bons techniciens. En revanche, la plupart des professionnels de l'informatique éprouvent une aversion naturelle pour la politique et préfèrent largement s'occuper du "monde des objets". C'est pourquoi l'une des plus grandes faveurs que les responsables peuvent accorder à leur personnel est de se charger des pressions et des luttes politiques. S'ils peuvent préserver le travail et les projets des problèmes politiques, les choses se passent généralement bien.

8. Nouer de bonnes relations de travail avec la direction

Les rouages de l'entreprise et de l'entité informatique tournent mieux lorsqu'il existe de solides relations de confiance entre les hauts responsables et les responsables intermédiaires dans toute l'entreprise. Les responsables qui ont de solides compétences administratives le savent intuitivement. Ils s'efforcent de nouer des relations avec leurs pairs dans l'entreprise et font tout ce qu'ils peuvent pour instaurer la confiance dans le travail que l'entité informatique réalise pour l'entreprise.

9. Guetter les signes d'épuisement

Les professionnels de l'informatique sont des passionnés. Les meilleurs ne s'arrêteront pas tant qu'ils n'auront pas terminé une tâche majeure ou résolu un problème épineux. C'est précisément ce que veut un responsable : l'assurance que si un problème se présente et qu'il est trois heures du matin, il y a une personne de confiance qui travaille dessus. Toutefois, il y a également des professionnels de l'informatique qui se mettront dans ces situations de stress au quotidien. Si vous recherchez certes un tel engagement, tout le monde doit prendre du recul de temps en temps pour ne pas souffrir de surmenage. Les individus passionnés qui aiment travailler sous la pression ne vous diront jamais qu'ils ont besoin de repos. C'est pourquoi les bons responsables administratifs font régulièrement une revue d'effectifs à la recherche de signes d'épuisement. Quand ils en voient, ils interviennent, octroyant souvent à la personne une journée de repos.

10. Définir clairement les projets, le travail et les objectifs

Même avec des budgets serrés, les employés informatiques sont pleins de ressources et créatifs. Ils trouveront généralement des moyens de mener à bien tout type de projet. Toutefois, ils ne peuvent pas le faire s'ils ne comprennent pas les objectifs et les résultats du travail. Les bons responsables informatiques n'autorisent jamais un projet qui n'a pas d'impératifs, d'objectifs et de résultats attendus clairement définis. Ils autorisent le prototypage de projets et le travail en bac à sable (sandbox) uniquement s'il y a un objectif, ainsi qu'un point où le travail est interrompu avant qu'il ne devienne improductif. C'est le degré de définition dont a besoin le personnel informatique pour être productif. À charge pour le responsable informatique de le lui fournir.